Bu sözleşmedeki açıklamalar “Venna Community” mesaj panosu ile bağlı grupların (diğer anlamda “biz”, “bizler”, “bizim”, “Venna Community”, “http://vennacommunity.com”) ve phpBB (diğer anlamda "onlar”, “onlara”, “onların”, “phpBB yazılımı”, “www.phpbb.com”, “phpBB Limited”, “phpBB Takımları”) yazılımının, ayrıca tarafınızdan kullanılan oturum boyunca toplanan bazı bilgilerin (diğer anlamda “sizin bilgileriniz”) nasıl kullanılacağını içermektedir.

Bilgileriniz iki konu altında toplanır. İlki, "Venna Community" mesaj panosunu dolaşırken phpBB yazılımı belirli sayıda çerezler oluşturacaktır, bu küçük metin dosyaları bilgisayarınızda web tarayıcınızın temporary files klasörüne indirilir. İlk iki çerezler sadece bir kullanıcı kimliği (diğer anlamda "user-id") ve bir misafir oturum kimliği (diğer anlamda "session-id") içerir, bu size phpBB yazılımı tarafından otomatik olarak atanır. Üçüncü çerez ise "Venna Community" mesaj panosundaki başlıkları dolaşabilmeniz için oluşturulur ve okumuş olduğunuz başlıkların depolanması için kullanılır, böylece kullanıcı yetenekleriniz hızlanacaktır.

Ayrıca "Venna Community" mesaj panosunu dolaşırken phpBB yazılımı için harici çerezler oluşturabiliriz, buna rağmen bu belgenin kapsamında görünenler dışında sadece phpBB yazılımı tarafından oluşturulan sayfalar kastedilmektedir. İkinci konu ise tarafınızdan bize gönderilen bilgileri topluyoruz. Bu olabilir, ve bunlarla sınırlı değildir: bir misafir kullanıcının gönderdiği mesajlar (diğer anlamda "ziyaretçi mesajları"), "Venna Community" mesaj panosuna yapılan kayıtlar (diğer anlamda "hesabınız") ve kayıt olup giriş yaptıktan sonra tarafınızdan gönderilen mesajlar (diğer anlamda "mesajlarınız").

Hesabınızda tanınmanız amacıyla sade bir içerikte isminiz (diğer anlamda "kullanıcı adınız"), hesabınıza giriş yapabilmek için kullanacağınız bir kişisel şifre (diğer anlamda "şifreniz") ve bir kişisel, geçerli e-posta adresiniz (diğer anlamda "e-mail adresiniz") olacaktır. "Venna Community" mesaj panosunda hesabınıza ait bilgileriniz hostumuzun barındığı ülkedeki kanunlar kapsamında veri-koruma yöntemiyle korunmaktadır. Kayıt işlemi sırasında "Venna Community" tarafından istenen kullanıcı adınız, şifreniz ve e-posta adresinizin dışında neyin gerekli ya da isteğe bağlı olacağı “Venna Community” mesaj panosunun takdirine bağlıdır. Bütün bunlara karşı, hesabınızdaki hangi bilgilerin herkes tarafından görüntülenebileceğini seçme hakkına sahipsiniz. Ayrıca, hesabınız ile, phpBB yazılımından otomatik e-postalar oluşturup gönderme veya alma hakkına sahipsiniz.

Şifreniz güvenlik açısından (bir hash yöntemiyle) yeniden şifrelenmiştir. Bununla birlikte, farklı web sitelerinde aynı şifreyi kullanmamanız önerilir. Şifreniz "Venna Community" mesaj panosundaki hesabınıza erişim için gerekmektedir, ayrıca lütfen şifrenizi dikkatli koruyun ve hiç bir surette "Venna Community" ile bağlantılı bir kimseye, phpBB veya bir diğer 3. parti kişi veya sitelere, şifreniz için soru sormayın. Hesabınız için şifrenizi unutmanız durumunda, phpBB yazılımı tarafından sağlanan "Şifremi unuttum" özelliğini kullanabilirsiniz. Bu işlem size kullanıcı adınızı ve e-posta adresinizi soracak, daha sonra phpBB yazılımı hesabınız için istenen yeni bir şifre oluşturacaktır.